Sabado, 25 de Noviembre de 2017
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¿Cuánto tiempo debo conservar mi contabilidad?

Por: Lic. Hugo Enrique Mendoza Carbajal
Abogado fiscalista Stratega Consultores.
hugo.mendoza@strategaconsultores.com

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El presente artículo parte de la premisa de establecer el tiempo que las empresas y los contribuyentes deben de conservar sus registros contables, de acuerdo a la legislación  mercantil y laboral. No se abordarán las particularidades que establecen en este rubro los ordenamientos tributarios, al ser material de otro artículo, por su complejidad.

Leges intellegi ab omnibus debent, es un principio general del derecho que indica que todas las leyes –incluidas las relacionadas al pago de contribuciones– deben ser comprensibles para todos, sin necesidad de tener cierto grado de preparación o estudio; sin embargo, esto no siempre corresponde a la realidad.

Lo anterior se puede constatar en la creencia generalizada por parte de los contribuyentes de conservar su contabilidad por cinco años, idea que es imprecisa. En México existen más de 56.8 millones de pagadores de impuestos (Servicio de Administración Tributaria, 2016), los cuales deben de cumplir con las obligaciones fiscales que dicten las leyes tributarias, so pena de incurrir en alguna infracción. Una de estas obligaciones es conservar sus registros contables.

Si bien es cierto que el Código Fiscal de la Federación (CFF), en su artículo 30, estipula que la contabilidad y cualquier documentación relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales deberán conservarse durante el plazo de cinco años, no menos, también es cierto que hay excepciones a esta regla incluidas en el mismo cuerpo legal, y además existen otras disposiciones de carácter no tributario que señalan otros términos.

Pero, ¿qué se debe de entender por contabilidad? Partiendo del concepto que marca el CFF (2017), la contabilidad se integra por los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, así como los equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus registros.

En otras palabras, contabilidad es toda aquella documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales que acredite tanto los ingresos como las deducciones del contribuyente, así como la que dicten otras leyes. Es decir, existen elementos que remiten a otras disposiciones legales, las cuales se describen brevemente.

Código de Comercio

Dentro del Código de Comercio (2017), en su parte relativa a las obligaciones comunes que tienen todos los que realizan esta actividad, se menciona el deber de llevar contabilidad mercantil. En efecto, el comerciante deberá conservar, debidamente archivados, los comprobantes originales de sus operaciones, en formato impreso, o en medios electrónicos, ópticos o cualquier otra tecnología, de tal manera que puedan relacionarse dichas operaciones con el registro que de ellas se haga, y deberá conservarlos por un plazo mínimo de diez años.

A su vez se estipula que todo comerciante –así como sus herederos– están obligados a conservar los libros, registros y documentos de su negocio por un plazo mínimo de diez años. Además de lo anterior, deben guardar los originales de aquellas cartas, telegramas, mensajes de datos o cualesquiera otros documentos en que se consignen contratos, convenios o compromisos que den nacimiento a derechos y obligaciones por el mismo plazo.

Ley General de Sociedades Mercantiles (2016)

Dentro de este ordenamiento, dirigido a personas morales, se señala que los administradores de las sociedades son solidariamente responsables para con ésta, entre otras cosas, de la existencia y mantenimiento de los sistemas de contabilidad, control, registro, archivo o información que previene la ley; por lo tanto, deben estar pendientes de lo indicado por las disposiciones fiscales y mercantiles.

Si bien no indica un plazo fijo al respecto, se prevé el supuesto de la disolución y posterior liquidación de la sociedad, donde los liquidadores elegidos para tal efecto mantendrán en depósito, durante diez años después de la fecha en que se concluya la liquidación, los libros y papeles de la sociedad, los cuales, si se remite a la definición que arroja el CFF, forman parte de la contabilidad.

Ley Federal del Trabajo

Por último, se alude a la Ley Federal del Trabajo (2015), la cual concreta que el patrón tiene la obligación de conservar y exhibir en juicio los documentos que a continuación se precisan:

  1. Contratos individuales de trabajo que se celebren, mientras dure la relación laboral y hasta un año después.
  2. Listas de raya o nómina de personal o recibos de pagos de salarios, durante el último año y un año después de que se extinga la relación laboral.
  • Controles de asistencia, cuando se lleven en el centro de trabajo, durante el último año y un año después de que se extinga la relación laboral.
  1. Comprobantes de pago de participación de utilidades, de vacaciones y de aguinaldos, durante el último año y un año después de que se extinga la relación laboral.
  2. Los demás que señalen las leyes, los cuales se deberán de remitir a los ordenamientos correspondientes, como los que se han tocado hasta este punto.

A pesar de que la obligación de conservar dicha información es menor que en los otros tres supuestos analizados, y de que la documentación referida es a primera vista de carácter laboral, se debe tener presente que es susceptible de ser requerida por las autoridades fiscales al emprender sus facultades de comprobación, y la falta de exhibición de éstas trae consigo consecuencias graves al contribuyente omiso.

A manera de conclusión

Los contribuyentes, así como sus contadores y asesores fiscales, deben tener en cuenta los plazos mencionados en el presente artículo, a efecto de no situarse en infracciones o incluso en la pérdida de beneficios tributarios como hacer efectivas deducciones o solicitar devoluciones de saldo a favor.

Como ya se mencionó, al momento de emprender sus facultades de comprobación, las autoridades fiscales revisan la información contable del contribuyente, llegando al extremo de solicitar documentación relacionada con otras materias, tales como contratos de prestación de servicios, de mutuo o laborales, listas de asistencia o comprobantes de pago de cuotas obrero-patronales, a efecto de acreditar que sí se llevaron a cabo las operaciones del contribuyente auditado.

Finalmente, se precisa que no se deben ignorar los plazos que indica el CFF, así como los supuestos en que la legislación fiscal puede extender el plazo genérico de los cinco años, los cuales son muy específicos y dependen de la calidad que posee el contribuyente.

Referencias Bibliográficas

Congreso de la Unión. (12 de junio de 2015). Ley Federal del Trabajo. Obtenido de Cámara de Diputados: http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/125_120615.pdf

Congreso de la Unión. (14 de marzo de 2016). Ley General de Sociedades Mercantiles. Obtenido de Cámara de Diputados: http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/144_140316.pdf

Congreso de la Unión. (25 de enero de 2017). Código de Comercio. Obtenido de Cámara de Diputados: http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/3_250117.pdf

Congreso de la Unión. (27 de enero de 2017). Código Fiscal de la Federación. Obtenido de Cámara de Diputados: http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/8_270117.pdf

Servicio de Administración Tributaria. (2016). Informe Tributario y de Gestión. Recuperado el 27 de febrero de 2017, de Servicio de Administración Tributaria: http://www.sat.gob.mx/transparencia/transparencia_focalizada/Documents/ITG_T4_2016.pdf