STRATEGIAS
En una ocasión alguien mencionó: “un gran sueño mal planeado, se podría convertir en una pesadilla...” y puede suceder en cualquier proyecto personal, profesional u organizacional, sea simple o complejo, de cualquier tamaño o industria y más aún que las corporaciones y personas viven tiempos ajustados y cambios vertiginosos.
Empecemos por definir las características básicas de los proyectos; tienen una fecha de inicio al igual que una fecha de finalización, implican hacer algo nuevo o mejorarlo y, lo más importante, todos cuentan con el Triángulo de Recursos Limitados: costo, calidad y tiempo. Por ello, es primordial descubrir qué es lo que el cliente quiere en dichos términos. Para una escuela u hospital el factor clave podría ser el dinero; para un evento deportivo, como un mundial de futbol, podría ser el tiempo; en la fabricación de un nuevo modelo de avión militar, la calidad.
El siguiente paso es enumerar y planificar las tareas, dividiéndolas para que sean manejables, por ejemplo, si vas a construir una casa, la segmentas por la estructura y cimientos; seguida por paredes y techo; luego por habitaciones, como cocina, baño, sala, comedor y recámaras; finalmente, por los servicios e instalaciones, como agua, tubería, electricidad y gas.
La próxima etapa consiste en poner las labores en el orden correcto para realizar el gráfico de ruta crítica de tiempo, que nos ayuda a identificar el camino más largo y, por lo tanto, el más lento, lo cual significa el conjunto de actividades que debemos vigilar cuidadosamente y poner a nuestros mejores talentos de capital humano. De aquí surgen tareas críticas, tareas con holgura, tareas que suceden en paralelo o que dependen de otras.
Otro elemento a considerar es agregar margen de seguridad o contingencia, en cuestión de plazos, a nuestro plan, para no decepcionar a nuestros clientes en tiempos de entrega.
Enseguida, se deben tomar decisiones estratégicas para acelerar el proceso, por ejemplo, para ahorrar tiempo se debe determinar: (a) gastar más dinero en contratar personal los fines de semana o turnos nocturnos; (b) bajar el nivel de calidad; (c) superponer tareas (paralelas o simultáneas). Otra opción es dejar que se retrase para mantener el presupuesto y la calidad. En otras palabras, implica que nada es perfecto, suponiendo que vas a la mitad y has gastado de más, tienes dos opciones: reducir la calidad o seguir gastando, lo que significa pedirle más dinero al cliente, obtener menos ganancia o asumir pérdida.
Después, es necesario plasmar todo lo anterior en un diagrama de Gantt, a lo largo de una línea de tiempo: (i) estos cronogramas permiten mostrar al equipo en qué consiste el proyecto, qué va hacer cada quien y cuándo, pero también cómo contribuye cada uno al desarrollo; (ii) planificar los recursos al identificar necesidades; (iii) monitorear el pasado, el progreso y planificar el futuro; y (iv) permite comprender la gestión financiera del presupuesto gastado.
En el monitoreo se puede aplicar un semáforo: el rojo indica que el proyecto tiene problemas; el amarillo para algún tipo de contratiempo y que, a pesar de ello, se puede salvar; y el verde, cuando va de maravilla.
Recordemos que todos los planes conllevan riesgos, por lo tanto, es vital determinar qué eventos, circunstancias o factores tienen probabilidad de suceder; la gravedad, si ocurrieran, y de qué medidas disponer para mitigarlos.
El paso final: la revisión de las lecciones para aplicarlas en otros escenarios, determinar qué salió bien, para agradecer y repetir; qué salió mal, para aprender, y qué podría haber salido mejor, para reflexionar. Es importante celebrar los logros de manera informal y positiva para darle las gracias a tu equipo.
