Martes, 25 de Junio de 2019
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Una Entrevista con Alberto Ledesma

Por: Alberto Ledesma
Gerente de Subcontratos | ICA Flour Daniel
alejandrad@marcusevansmx.com

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Sobre la Conferencia

La incertidumbre del contexto económico, político y regulatorio demandan procesos de gestión cada vez más complejos y especializados que logren minimizar los riesgos y maximizar las posibilidades de éxito de cada uno de los contratos, para ello resulta imprescindible adoptar estrategias clave que garanticen las operaciones del negocio.

Esta conferencia de marcus evans abordará casos prácticos examinando la importancia de una efectiva gestión de contratos con el fin de poder afrontar complicaciones en el ciclo de vida de los mismos  y de esta manera responder adecuadamente ante los desafíos en los procesos técnicos, la planeación y ejecución.

Más información con alejandrad@marcusevansch.com
Descarga la agenda: http://www.marcusevans-conferences-southamerican.com/Agenda_Stratega
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¿Nos puedes contar sobre tus funciones como Gerente de Subcontratos para ICA Fluor Daniel?

AL: En ICA Fluor llevo 24 años trabajando en la administración de contratos o Subcontratos, laborando desde la base de la organización como ingeniero de Subcontratos, hasta llegar a la Subgerencia funcional, realizando las siguientes actividades:

  • Elaborar un listado de ofertantes para un determinado proyecto
  • Integrar requisitos y riesgos del Contrato Principal al Subcontrato Tipo del Proyecto (Flow-Downs).
  • Elaborar y administrar Planes de Contratos integrando fechas clave
  • Recibir paquetes de licitación
  • Elaborar Bases de Concurso con la información del Paquete de Subcontratación.
  • Iniciar los Set-Up’s de sistemas computacionales de control de la empresa
  • Recibir y evaluar comercialmente ofertas.
  • Dar seguimiento a la evaluación técnica de las ofertas.
  • Llevar a cabo juntas de aclaración para alinear ofertas y alcance de trabajo esperado.
  • Llevar a cabo negociaciones finales a fin de llegar a una recomendación de asignación.
  • Una vez asignada una empresa, conducir las negociaciones contractuales hasta la firma del acuerdo.
  • Llevar a cabo la junta de arranque (Kick Off), para iniciar actividades.
  • Dar revisión a estimaciones y pagos
  • Administrar Cambios
  • Vigilar el cumplimiento contractual de obligaciones obrero-patronales.
  • Acompañar la ejecución conforme a lo planeado y asistir en las medidas mitigantes para corregir desviaciones.
  • Promover la gestión del cierre contractual con todas las entidades internas y externas involucradas en la ejecución de los trabajos.

¿En tu opinión cuales son los principales retos a los que se enfrentan las empresas a la hora de elaborar e implementar contratos en las grandes corporaciones, especialmente desde una postura que incluya la responsabilidad social? 

AL: Debe ser considerada una partida presupuestal hacia los clientes en la que se permita a las empresas llevar a cabo trabajos enfocados a la recuperación de espacios públicos, contar con las medidas establecidas en el Manifiesto de Impacto Ambiental (MIA), para lograr la mitigación de impactos negativos del medio ambientales y la sociedad.

Adicionalmente, debe ser incluido un reglamento de Medio Ambiente, en el que se establezcan todos los requisitos que, por política empresarial, deben ser de observancia para las empresas contratadas.

¿Cómo podríamos identificar las áreas de mayor riesgo en los contratos para implementar los controles necesarios y adelantarnos a posibles consecuencias en la ejecución del contrato?

AL: No es algo sencillo, en esta pregunta en particular, hay un sinfín de posibilidades, de variables dependientes e independientes, es debido considerar entre otros muchos factores la naturaleza de los trabajos, del lugar en dónde serán llevadas las actividades las fechas en las que se estará trabajando, etc.

  • La Seguridad: Uno de lo puntos focales en la contratación, es la de contratar empresas que estén realmente comprometidas con la sociedad, comprometerlas contractualmente a participar activamente en las continuas campañas de entrenamiento, reentrenamiento y celebraciones de Horas-Hombre sin accidentes incapacitantes.
  • Medio Ambiente: Mencionado ya como elemento esencial de la responsabilidad social y del desarrollo sustentable.
  • Calidad – para poder cumplir con los estándares es necesario establecer claramente los niveles de aceptación y rechazo con el que serán medidos los resultados.
  • Flujo de caja – En ocasiones las empresas descuidan el cobro y es uno de los factores que con mayor recurrencia termina afectando el resultado del proyecto y del desarrollo de las empresas, algo que debemos tener siempre en mente es que “La utilidad significa crecimiento”
  • Terminación en tiempo – No sólo establecerlos con claridad, sino también saber involucrar hitos (Milestones), que aseguren el cumplimiento en tiempo y forma de los trabajos. En este rublo en particular, en el giro en el que me desempeño, es dónde se aplican todo tipo de garantías ya sean a través de fianzas, retenciones y sanciones.

Por mencionar de manera genérica, algunos de los más relevantes riesgos que de forma inmediata afectan la ejecución de actividades contratadas.

¿Cómo crees tú que se puede lograr una reducción de costos y ajustar el presupuesto en la gestión de contratos para garantizar la rentabilidad del negocio?

AL: Cuando los procesos se vuelven repetitivos, su control es mucho más sencillo, pero cuando los procesos o los entornos varían y el control es más complicado, en este caso, pienso que el uso de procedimientos coadyuva en gran medida. Otra medida es contratar empresas de reconocida competencia, que ya hayan ejecutado trabajos con el mismo nivel de exigencia que se requiere para la ejecución de proyectos de inversión multinacional.

Adicionalmente, la conjunción de alcances puede hacer una gestión mucho mas sencilla, desafortunadamente en nuestro país, las empresas difícilmente se diversifican y existe la costumbre de que Zapatero a tus zapatos, sin embargo, hay historias de éxito en empresas que decidieron diversificase y han acrecentado sus habilidades para abarcar alcances de trabajo cada vez más ambiciosos.

¿Cuáles crees que serían algunas de las mejores tácticas y estrategias para el mejor control y supervisión de contratos, tanto interna como externamente?, ¿Como lo hacen dentro de ICA Fluor Daniel?

AL:  En la gestión de contratos, mi más amplia recomendación debe haber un solo responsable, que cuente con las características tanto ser un experto en los trabajos a ejecutar, como contar con experiencia suficiente (no amplia), para el manejo y administración de contratos, en ICA Fluor esta personalidad es llamada Usuario o Gestor del Contrato.

En tu opinión, ¿Cuales son algunos de los retos que enfrentan las empresas cuando negocian las condiciones de un contrato EPC?

AL:

  • Aplicabilidad de las Bases de Diseño
  • Tiempo para elaborar la propuesta
  • Experiencia comprobada y con resultados satisfactorios
  • Llevar a cabo un buen análisis de riesgos BRMF (Business Risk Management Framework), para hacer una buena determinación de contingencias asociadas a los riesgos.
  • Contar con una buena evaluación del avance de la ingeniería con la que se ofrece un precio

¿Cómo pueden las compañías generar ventajas competitivas para el negocio, fortaleciendo o innovando sus departamentos legales?

AL: El objetivo de un Departamento Jurídico es el de brindar protección a la empresa que representan, teniendo ese objetivo en mente, abogan por una seguridad absoluta, al 100%; y eso en ocasiones protege el negocio, pero infortunadamente termina con el negocio, es decir, que se buscan demasiados candados y garantías, que la otra parte termina desistiendo en formalizar el acuerdo.

Por lo antes comentado, el Departamento Jurídico debe trabajar juntamente con los departamentos técnicos, saber, en forma genérica de todos los procesos tanto del proceso mismo como del diseño, de las adquisiciones (de bienes y/o servicios), de procesos constructivos, precomisionamiento, comisionamiento y puesta en marcha, que, en la mayoría de los casos, son desconocidos por un abogado.

Asistir continuamente a los proyectos durante su ejecución, para observar de qué manera se lleva a cabo todo aquello que en un inicio fue concebido como riesgo, escrito en un clausulado y puesto en práctica.

Tener conocimiento de las distintas Unidades de negocio a través de las cuales se desempeña la empresa ya que existen diferencias entre si y pueden ser de una unidad de Generación Energía

¿Qué esperas obtener de tu participación en nuestra conferencia?

AL:  Transmitir el gusto con el que desempeño mis actividades, personalmente siento que no trabajo, sino que me deleito cuando las cosas salen bien y todo resulta en un buen negocio para las partes, transmitir lo gratificante que resulta que al final de cada contrato las partes recibieron lo pactado y es algo que he realizado por años, con altibajos pero al final, con resultado positivo y esa experiencia es la que he logrado transmitir a mis pupilos y es esa misma experiencia que me gustaría retransmitir en esta ponencia.