Elige en qué gastar y ahorra ya

Si de por sí el ahorro ha sido una condición sine qua non para que todo negocio prospere, la emergencia sanitaria por la que aún atravesamos ha hecho que lo sea todavía más. Desde hace un año las organizaciones de todos los sectores, de todos los tamaños y regiones, tienen claro que eludir el tema les puede no sólo costar caro, sino conducirlas al definitivo adiós.

Sea que se trate de Pymes o grandes empresas, todas tienen gastos, unos comunes como la nómina, impuestos y cadena de valor, otros más acordes al giro, como pueden ser de representación, para campañas de publicidad, viajes, presentaciones, etcétera.

El 2020 fue, sin embargo, el año de los cuestionamientos al respecto. Fue pasar tijera a lo que se sospechaba o detectó irrelevante, pero averiguando a fondo por qué se había dejado ir el dinero de tal forma en eso que, aunque sólo fuera a cuenta gotas, sangraba a la organización y se justificaba como "necesario"…

En términos generales, vayan bien o vayan mal, las organizaciones deben gastar en el pago de sueldos. Después, si no tienen domicilio propio, en arrendamiento del local, papelería, agua, teléfono, luz, internet y servicios externos como la asistencia de un ingeniero en sistemas o un fumigador, u otros.

Estos desembolsos pueden considerarse inversión mientras no pasan de esa frontera de primordiales, es decir, que suman a la estrategia del negocio. Ya por ley, costumbre o considerarse "prestaciones", algunos pueden significar más un lastre que un beneficio para la organización, como por ejemplo, el pastel de cumpleaños de algún colaborador…

Llámalo por su nombre

De acuerdo con las actuales tendencias en capital humano –como las propuestas por el instituto Great Place to Work®–  es cierto que en el centro de la operación debe posicionarse a la persona para que tenga un mejor desempeño y productividad, lo cual no necesariamente significa que tenga una membresía para un gym o boletos con descuento para el teatro. Más bien, se relaciona y por ejemplo, con que se le brinde un desarrollo profesional y un bienestar personal bajo un liderazgo efectivo que le genere confianza en lo que hace y se sienta orgulloso de lo que hace.

Y es que las organizaciones, en cierta forma, actúan como las personas. En lugar de gastar sólo en lo debido y en correlación con sus ingresos, también suelen despilfarrar. Como los individuos, las empresas también tienen gastos hormiga, aquellos que a simple vista no se ven o ni siquiera se registran pero que una vez detectados en un balance mensual o anual, se cae en la cuenta de lo excesivo e innecesarios que son.

De acuerdo con información de organismos como el INEGI, son las Pymes las más proclives a tener gastos hormiga, sobre todo por tener una mala planeación en la erogación de los recursos con que cuenta. Por eso, es considerado factor por el cual de cada 100 Pymes, sólo 35 alcanzan los cinco años de vida.

Aunque la mayoría de los directores pueden adivinar dónde están esos gastos innecesarios, un repaso de estos puede refrescar la consciencia para desde ahora y en adelante, evitar que sigan restando al balance sin sumar a los objetivos del negocio:

Los gastos hormiga de las organizaciones más comunes son:

• Oficinas del futuro. Todos quieren dar una buena imagen al cliente con instalaciones costosas o bien ubicadas, pero no siempre es necesario. Opta por un coworking, un espacio más reducido pero eso sí, siempre con un buen servicio, es la mejor imagen
• Servicios web de más. Sólo invierte en los estrictamente necesarios como dominios en la web, emails o espacios en la nube. ¿De verdad hace falta Netflix en la oficina?
• Papelería. Asigna a una persona responsable que lleve el control total de lo que en realidad se necesita, para quién y para qué
• Snacks para reuniones. Puedes evitarlos si reduces las reuniones a menos de 30 minutos, si las celebras fuera de horarios de comida y sólo ofreces agua o café
• Celebraciones de cumpleaños, aniversario o fechas especiales. ¿Cuántas puede haber en el año? Si bien generan sentido de pertenencia, lo recomendable es organizarlas a fin de mes, no por día. Es decir, un pastel para todos los festejados de ese mes y de acuerdo a las posibilidades de la empresa
• Transporte. Procura que el uso de taxis por cuenta de la organización sea en verdad necesario. Esto es, cuando los colaboradores deben hacer alguna actividad en horarios de riesgo o destinos muy lejanos
• Viáticos. Asegura una cantidad adecuada para que quien tenga que viajar, cubra sus gastos primordiales pero, además, mantenga un control real de lo gastado. Olvida el "cuenta abierta" o "cuando regreses ajustamos"
• Control de gastos en servicios. Invita a tus colaboradores a no malgastar agua, toallas y papel de baño, servilletas. Apagar luces o lámparas cuando no se necesiten o acabe la jornada. Instala luminarias ahorradoras, arregla cualquier fuga o desperfecto
• Racionaliza el teléfono. Muchas organizaciones suelen ofrecer el pago de servicio de telefonía celular, sobre todo a sus vendedores. Revisa que quien cuente con ello en realidad lo necesita y aproveche

El plan para implementar

Los expertos en el tema aseguran que no se trata de romperse la cabeza para crear un plan que acabe de tajo con los gastos innecesarios. Sólo es disciplinarse para llevar un control fidedigno de los gastos diarios, revisar sueldos, viáticos, caja chica, ventas y compras. Invertir, por ejemplo, en formación de líderes que inspiren a la gente a dar lo mejor de sí, y en software administrativo.

Las decisiones entonces se tomarán sobre lo que se observa, no sobre supuestas necesidades de algún ejecutivo o área determinada.

Además de contar con un buen departamento contable y administrativo, así como con líderes formados que motiven a los equipos al buen uso de los recursos y transformen la cultura organizacional, existen en el mercado herramientas tecnológicas que ayudan a tener un monitoreo y control estricto y seguro sobre lo que entra y sale de tu organización, en dónde o con quién queda. Sólo procede.