La matriz RACI para la gobernanza organizacional

¿Sucede que donde laboras existen proyectos retrasados, decisiones duplicadas, conflictos entre áreas o tareas que nadie sabía que le tocaban? Este tipo de problemas en las organizaciones no siempre se debe a falta de talento, sino a falta de claridad. En otras palabras, predomina la ambigüedad de responsabilidades. Por ello debemos dimensionar que, en la gestión empresarial, la claridad es poder.

Afortunadamente existe una herramienta simple pero poderosa para resolver estos conflictos estructurales: la Matriz RACI, la cual actúa como un mecanismo preventivo, ya que define –de manera explícita– el rol de cada persona en tareas, procesos o proyectos; es decir, es un modelo de asignación de responsabilidades.

El acrónimo RACI corresponde a cuatro roles que se deben atender:

• R, RESPONSIBLE: es el encargado de realizar la actividad, la tarea o la instrucción.
• A, ACCOUNTABLE: es el responsable del resultado, ya que autoriza o aprueba.
• C, CONSULTED: su labor es aportar sugerencias, experiencias o conocimientos, por lo tanto, se le consulta antes de tomar decisiones.
• I, INFORMED: su deber es estar enterado por cuestiones de trazabilidad y transparencia.

Son tres pasos para construir la Matriz RACI:

1. Enlistar las tareas o actividades críticas del proceso o proyecto.
2. Definir los roles de acuerdo con los cargos, pero sin nombres de personas.

• Asignar R, A, C, I a cada cruce o intersección tarea-rol (actividad-cargo).

Debemos tomar en cuenta lo siguiente: (a) puede haber varios R, pero un solo A por actividad, ya que si hay varias personas que autorizan o aprueban se pueden diluir responsabilidades y generar conflictos; (b) el A regularmente está a cargo de un nivel directivo; (c) la ausencia de A en la Matriz, implica un vacío de poder.

Veamos un ejemplo en la práctica administrativa de firmas que aplica tanto para oficios, requisiciones, contratos o documentos internos:

• R, quien elabora, ejecuta, solicita.
• A, quien aprueba, autoriza.
• C, quien da el Vo. Bo. técnico, presupuestal, jurídico o administrativo.
• I, con copia para quien requiere enterarse por ser un stakeholder.

Supongamos ahora el lanzamiento de un nuevo producto por parte del área de mercadotecnia de una empresa:

En este caso, se evita lanzar productos no rentables, ya que el responsable de marketing diseña, el de finanzas valida rentabilidad y el director aprueba.

En resumen, la Matriz RACI ofrece una gama de beneficios estratégicos, entre ellos: eliminar duplicidad de funciones, acelerar la toma de decisiones, clarificar jerarquías, profesionalizar la gestión de la estructura organizacional, fortalecer el control interno y mejorar la rendición de cuentas.

Por lo anterior, resulta ideal emplearla en contextos donde se vive un crecimiento acelerado, una reestructuración, conflictos de comunicación interdepartamental, procesos poco claros e incluso riesgos de auditoría.