SIPOC, herramienta para mapear procesos en las organizaciones y negocios

SIPOC es el acrónimo de Supplier, Inputs, Process, Outputs y Customers; consiste en una herramienta visual simple pero poderosa por su impacto estratégico, ya que hace posible observar un panorama general de un proceso y su interacción con otros. Otra de sus virtudes es que permite alinear a los equipos de trabajo, delimitar alcances y detectar fallas estructurales y sistémicas previas a análisis más complejos. Estos beneficios se traducen en reducción de fricciones en la organización, mejor comunicación entre áreas y una toma de decisiones más ágil.

Generalmente este instrumento evidencia que los problemas no surgen por ausencia de talento, sino por procesos mal diseñados, los cuales se ven reflejados como retrasos, retrabajos, conflictos entre departamentos y decisiones basadas en suposiciones, es decir, cuando no se entiende el proceso de extremo a extremo.

Empecemos por entender la función de cada elemento que lo conforma:

1. Suppliers-Proveedores (¿quién entrega?). Son personas, áreas, departamentos o entidades que suministran algo solicitado o necesario para que el proceso inicie. No siempre son proveedores externos, en muchas ocasiones también son áreas internas.
2. Inputs-Entradas (¿qué se recibe?). Todo aquello que el proceso recibe para operar, ya sea insumo o recurso; desde documentos, datos, información, requisitos, recursos humanos, recursos financieros, recursos materiales. Cabe aclarar que, si el input llega mal, el proceso probablemente fallará, aunque se ejecute bien.

• Process-Proceso (¿qué se hace?). Es la secuencia integral de actividades o eventos coordinados que se llevan a cabo con el fin de transformar las entradas en salidas. Se recomienda definirlo entre 5 y 7 pasos máximo, usar verbos en infinitivo y sin tanto detalle operativo.

1. Outputs-Salidas (¿qué se entrega?). Son el éxito o resultado tangible del proceso. Pueden ser un producto, un servicio, reportes, la toma de una decisión e inclusive información obtenida. Es imperativo que el output sea medible y verificable.
2. Customers-Clientes (¿quién lo recibe?). Son quienes reciben y usan el output del proceso. Desde otras personas u otros procesos de índole interno o externo a la organización, como son áreas internas (siguiente proceso-departamento) y clientes externos (proveedores-distribuidores).

Es importante aclarar que SIPOC describe cómo realmente funciona el proceso en la actualidad, y no cómo debería funcionar la empresa; por ello, incomoda, pero también por eso aporta valor a las compañías.