Confianza y comunicación en tiempos de home office

Hace alrededor de unos 15 años, en una reunión de trabajo donde coincidí con personas de otras organizaciones, una colega me dijo que al terminar nuestra actividad iría por sus hijos al colegio, comería con ellos, apoyaría en sus tareas escolares y después continuaría su jornada de trabajo desde casa.

Ella ya tenía esa opción en la transnacional para la que trabajaba y yo aún no. En mi caso,  la Dirección General tenía dudas respecto a si la opción sería funcional en una cultura de trabajo como la mexicana; y con eso me refiero a la idea de que, si no hay alguien que nos esté vigilando, no trabajamos y por ende la entrega de resultados está en riesgo.

¿Cuál es el escenario actual? Un artículo publicado por el diario Milenio en marzo de este año hace referencia a un estudio de la UNAM que indica que sólo 2 de cada 10 organizaciones en México estaban listas para hacer home office. Hoy sabemos que el resto fueron empujadas a hacerlo como resultado de las medidas que el gobierno tomó en respuesta a la pandemia.

Considerando que hoy muchos de nosotros estamos obligados a hacer trabajo remoto, quiero compartir algunos tips para fomentar un espacio de confianza y comunicación con el equipo de trabajo. Me imagino que podrían ser mucho más útiles para aquellos que tienen poco tiempo experimentando esta forma de trabajar, sin embargo, no descarto que también puedan ser de apoyo para el resto, pues la pandemia le da un “toque” especial al modelo.

Hablemos de personas

¿Qué tanto conoces a tus colaboradores? ¿Sabes los retos que enfrentan en estos momentos? ¿Tienen hijos que requieren apoyo o atención? ¿Hay alguna persona enferma en casa o en el círculo familiar más cercano? El trabajo remoto antes de la pandemia era diferente al actual, pues hoy para la mayoría de nosotros está limitado a casa y probablemente tu colaborador no sea la única persona que esté haciendo uso de ese espacio físico.

La cercanía a las personas te permitirá conocer su situación particular y realizar acciones que apoyen a un mejor resultado del trabajo remoto:

• Dedica tiempo a entender el contexto de cada uno de tus colaboradores
• Identifica de qué forma puedes apoyar a cada uno considerando tanto tu rol, como los lineamientos de trabajo de la organización
• Conoce el escenario de cada persona para organizar mejor el trabajo y la agenda de actividades de grupo. Por ejemplo, si la mayoría de tus colaboradores tienen hijos y a las 8 AM están apoyándolos con actividades escolares, es muy probable que ellos agradezcan que las reuniones sean programadas en un horario diferente

Este tipo de acciones suele generar en los colaboradores compromiso contigo como líder, con su trabajo y con la organización.

Otra forma de cuidar a tus colaboradores es recordarles de los beneficios que su trabajo les otorga, o de las iniciativas que se hayan activado por la contingencia y que en este momento les podrían ser de utilidad. Por ejemplo, si tu organización les ofrece un seguro de gastos médicos mayores, recordarles de forma puntual cuáles serían los pasos a seguir en caso de que alguien de la familia tenga síntomas de Covid-19.

Hablemos de recursos

Cuando estamos físicamente en la misma oficina lo damos por sentado, pero ahora, ¿tiene tu colaborador los recursos necesarios para realizar su trabajo? Al tener que trabajar desde casa pueden empezar a surgir como requerimientos que se deben cubrir de otra manera. Pregúntate:

• ¿Tus colaboradores tienen una conexión a internet con las características necesarias para realizar su trabajo?
• ¿Qué recurso utilizará tu colaborador para hacer las llamadas telefónicas de trabajo?
• ¿Tiene asignado un equipo de cómputo portátil?
• ¿La información de la organización necesaria para hacer su trabajo puede ser consultada de forma remota?
• ¿Cuál es la opción para gestionar los procesos que aún hoy día requieren firma autógrafa?

Me imagino que a tres meses de confinamiento ya respondiste muchas de estas preguntas y tomaste acciones al respecto, sin embargo, te invito a revisar con frecuencia cualquier nueva necesidad que haya emergido. Un ejemplo de las cosas a “tener en el radar” son los procesos que tienen frecuencias semestral o anual. Quizá para algunos de ellos está aún por llegar el día en que tengan que ejecutarse de forma remota por primera vez.

Cuando tengas reuniones con tu equipo de trabajo

• Asegúrate de revisar si hay alguna necesidad que haya emergido
• Si hay alguna otra que se prevea para los siguientes días o semanas
• Mantente accesible para tus colaboradores si piden de tu apoyo

Hablemos de objetivos

Una vez que te has asegurado de cuidar de tus colaboradores, estamos en mejor posición para hablar de los objetivos que tenemos por cumplir.

Si estamos haciendo home office, lo común es que trabajemos por objetivos, y para esto es necesario que seamos capaces de comunicar con claridad las expectativas que tenemos del trabajo de cada colaborador y del grupo.

• Cuando comuniques tareas asegúrate de mencionar el entregable/resultado que se espera del trabajo
• La fecha para la cual se espera
• Y el impacto del cumplimiento de la tarea para el área y la organización
• Por otra parte, algo que hacen los líderes de los grandes lugares para trabajar es dar autonomía a sus colaboradores, lo cual significa permitir que pongan su creatividad y talento al servicio de la tarea asignada
• Permite que sea tu equipo quienes definan la forma en que llegarán al resultado y que busquen tu apoyo sólo en caso de necesitarlo. Hacer esto es una forma de mostrar que confías en ellos y la confianza es el centro de toda relación.
• Te invito a considerar también la conveniencia de una reunión periódica para revisar el estatus general de las tareas en que cada uno de tus colaboradores está trabajando e identificar con oportunidad si ha surgido algún tema que requiera de tu apoyo o seguimiento, y al mismo tiempo fomentar el espíritu de equipo y el compromiso con los resultados de grupo
• Por lo que respecta a reuniones, no está de más resaltar la importancia de que tanto tú como el grupo tengan claridad del nivel de detalle al que se revisa el estatus en la reunión grupal y el mecanismo para dar seguimiento a los detalles (puede ser una reunión solo con los involucrados, algún correo electrónico periódico de estatus o una combinación de ambos).

Hablemos del escenario de negocios

Como líder es tu responsabilidad comunicar a tus colaboradores sobre iniciativas en las que la organización está trabajando o decisiones que se han tomado. Un claro ejemplo hoy es todo lo que la empresa está decidiendo en función de la evolución de la pandemia y el impacto de esto en los planes de negocio.

Es importante que tus colaboradores estén informados con claridad de los mecanismos de comunicación que han sido definidos para los temas de negocios. Ejemplo: Que sepan que todos los lunes a primera hora, el área de Recursos Humanos emitirá un comunicado por correo con información general sobre el estatus de la pandemia en el país y en la localidad, así como las decisiones que la organización ha tomado o cancelando en relación a la semana anterior.

La comunicación basada en la confianza sigue nutriendo el vínculo. Es un círculo virtuoso que además de ser nutricio para las partes, facilitará el que podamos enfocarnos en hacer lo necesario para lograr los resultados que se esperan de nosotros.

Confío en que estos recursos te sean de utilidad. Lo que te he compartido está respaldado por mi experiencia de trabajo y el conocimiento de las prácticas que las organizaciones catalogadas como Mejores Lugares para Trabajar® para Todos tienen como parte de su cultura.